Veri Sorumlusu: [Duygu Engin] – [İsmetpaşa Mahallesi, Ortanca Sokak, No:14/18, Daire:3]

Amaç: İşbu Prosedür ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e (“Tebliğ”), Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanan İlgili Kişinin Hak Arama Yöntemleri Rehberine, Kişisel Verileri Koruma Komisyonu (“Komisyonu”) kararlarına uygun olarak ilgili kişinin veri sorumlusuna başvuru sürecinin yürütülmesinde veri sorumlusu sıfatıyla [Duygu Engin]-(“Veri Sorumlusu”) bünyesinde uyacağı usul ve esasların belirlenmesi amaçlanmaktadır.

Kapsam: İşbu Prosedür Kanun’un 13. maddesinde ve Tebliğ’in 4. maddesinde ifade edilen veri sorumlusuna başvuru hakkı çerçevesinde veri sahibi ilgili kişiye tanınan başvuru yönteminin yönetilmesi, başvuruya cevap süreci ve ücretlendirmeyi kapsamaktadır.

Tanımlar:

Kanun : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

Tebliğ :Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliği,

Rehber : Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayınlanan İlgili Kişinin Hak Arama Yöntemleri Rehberini,

Başvuru :Kanunun 13 üncü maddesi kapsamında yapılan başvuruyu,

İlgili kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

Kurum : Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

Veri Sorumlusu :Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan [Psikoloğun Adı Soyadı]

Sorumlular: Bu prosedürün uygulanmasından veri sorumlusu, kişisel verilerin korunması ile ilgili çalışmaları yapmak üzere görevlendirilmiş bulunan personel ve veri irtibat kişisi sorumludur.

İlgili Kişinin Başvurunun Alınması

Başvuru Yöntemleri

İlgili Kişi tarafından Veri Sorumlusuna aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılarak başvurulabilir:
Yazılı başvuru
Noter vasıtasıyla başvuru
Güvenli elektronik imza kullanarak başvuru
Kayıtlı elektronik posta kullanılarak başvuru
Veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanarak başvuru
Kişisel Verileri Koruma Komisyonu’nun alternatif yöntemler belirlemesi halinde bu yöntemleri kullanarak başvuru
Veri Sorumlusu, ilgili kişinin haklarını kullanması için gerekli olan adres, KEP adresi, e-posta adresi ve diğer bilgilerini internet sitesinde yayınlayabilir.

Başvurunun Alınması

İlgili kişi tarafında yapılan başvuruda, başvuru sahibine ait aşağıdaki bilgiler bulunmak zorundadır.

Ad soyad,
Başvuru yazılı yapılmışsa imza,
Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası ve varsa kimlik numarası,
Tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi,
Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
Talep konusu

Yazılı başvurularda, başvuru tarihi olarak, veri sorumlusu sıfatıyla veri sorumlusuna evrakın tebliğ edildiği tarih kabul edilecektir.

Başvuru, ilgili kişi tarafından Veri Sorumlusunun adresine gelerek bizzat yazılı olarak yapılmışsa, başvuru yazısına derhal tarih ve gelen evrak numarası verilecek ve bu tarih başvuru tarihi olarak kabul edilecektir.

Yazılı başvuru dışındaki diğer yöntemlerle yapılan başvurularda, başvuru tarihi olarak, başvurunun Veri Sorumlusu’na ulaştığı tarih kabul edilecektir.

Yazılı başvuru, genel hükümler gereği ıslak imza içeren belge ile yapılan başvuru anlamına gelmektedir. Buna ek olarak 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu çerçevesinde güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler de yazılı şekil şartını sağlayacaktır.

Vekil aracılığı ile yapılmış olan başvurularda vekaletname örneği aranacaktır.

İlgili kişinin veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle başvurması halinde, başvurunun kişinin veri sorumlusuna daha önce bildirmiş olduğu ve kayıtlı bulunan e-posta adresinden gelip gelmediğinin teyidi yapılacaktır.

Yapılan başvuruların ilgili kişi başvurusu olarak değerlendirilmesi içi Kanunun 11 inci maddesinde yer verilen ilgili kişinin hakları kapsamında olması gereklidir.

Başvurunun Cevaplanması

Başvuru Cevap Usulü

Veri, Kanunu’nun 13. maddesi gereğince, ilgili kişinin başvurusunda yer alan taleplerini, taleplerin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde cevaplamalıdır.
Talebin kabul edilmesi durumunda gereğinin en kısa süre içinde Veri Sorumlusu tarafından Kanun’un 11. maddesi gözetilerek yerine getirilmesi ve bu hususta ilgili kişiye bilgi ve yazılı cevap verilmesi gerekir.
İrtibat Kişisi olarak belirlenen personel ya da Veri Sorumlusu tarafından görevlendirilen diğer sorumlular; ilgili kişinin başvurusunu aldığında Veri Sorumlusuna aynı gün içinde bilgilendirme yapar.
Veri Sorumlusu tarafından hazırlanan cevap yazısı ile ilgili kişiye başvurunun alındığı kanal üzerinden cevaben iletilir.

Başvuru Cevabı İçeriği

Veri sorumlusu, başvuruya ilişkin cevabında, ilgili kişinin taleplerini kabul edebilir.
Veri Sorumlusu, ilgili kişinin başvurusunda kullandığı hakları kapsamındaki taleplerini yerine getirmek için işlemleri derhal başlatır.
İlgili kişinin başvurusunun Kanun kapsamında kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi, anonimleştirilmesi, düzeltilmesi taleplerini içermesi ve bu talebin Kanun kapsamında haklı görülmesi halinde ilgili talebin yerine getirilmesine ilişkin kayıtlar ve log kayıtları uygun yöntemlerle oluşturularak Veri Sorumlusu bünyesinde muhafaza edilir.
Veri sorumlusu cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirmelidir.
Veri sorumlusu, başvuruya ilişkin cevabında, ilgili kişinin taleplerini gerekçelerini belirtmek şartıyla reddedebilir.

Başvurunun reddedilebileceği sebepler şu şekildedir.

İlgili kişinin kimliğinin teyit edilebileceği işbu prosedür ve Tebliğ’de belirtilen doğrulama yöntemlerine uygun başvuruda bulunmaması,
İlgili kişinin başvurusunun KVKK’nın 11. maddesinde yer alan haklarından biri kapsamında olmaması,
Başvurunun ilgili kişi nam ve hesabına başkası tarafından yapılmış olması halinde, başvuruyu yapmaya yetkisi olduğunu doğrulayacak bilgi ve belgeler sunulamamış olması
Kanun kapsamında reddi haklı gösterecek diğer durumların varlığı
Talebin reddedilmesi durumunda ret gerekçelerinin açıklanması ve ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirilmesi zorunludur.

Veri sorumlusu tarafından verilecek cevap yazısının,

Veri sorumlusuna veya temsilcisine ait bilgileri,
Başvuru sahibi ilgili kişiye ait ad soyad; T.C. kimlik numarası; yabancıysa uyruğu, pasaport numarasını; tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresini; varsa bildirime esas elektronik posta adresini,
İlgili kişinin talep konusunu, Veri sorumlusunun açıklamalarını içermesi zorunludur.

Ücret

Veri sorumlusu başvuruyu ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, talep konusu işlemlerin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Tebliğ’in 7. maddesinde belirtilen ücret ilgili kişiye yansıtılabilir.
İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilmesi durumunda 10 (on) sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfa üzerindeki her sayfa için 100 Türk Lirası işlem ücreti ilgili kişiye yansıtılabilir.
İlgili kişinin başvurusuna CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında cevap verilmesi halinde veri sorumlusu tarafından talep edilecek işlem ücreti, kayıt ortamının maliyetini aşamaz.
İlgili kişinin başvurusunun, Veri Sorumlusu’nun hatasından kaynaklanması halinde alınan işlem ücreti ilgili kişiye iade edilir.

Mevzuat: :

İşbu prosedürde hüküm olmayan hallerde 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ ve diğer ilgili mevzuat uygulanır.